Werkomschrijving werkgroep Grolloo Totaal

• Deel 1.01 Elke niet-commerciële vereniging of instelling kan deelnemen aan Grolloo Totaal.
• Deel 1.02 De werkgroep is te allen tijde verantwoording verschuldigd aan de VDGO. Tijdens de jaarvergadering van de VDGO zal verantwoording worden afgelegd middels een verslag. De financiën worden beheerd door de penningmeester van de VDGO.

• Deel 2.01 Bepaling gegevens welke kunnen worden vermeld in de kalender.
  1. Activiteiten van deelnemende verenigingen en instellingen.
  2. Activiteiten van niet-deelnemers, maar van algemeen belang .
  3. Activiteiten welke openbaar zijn. (B.v. open huis of tentoonstelling van particulier of commerciële instelling.
  4. Activiteiten welke niet openbaar zijn, maar waarvan kan worden gesteld dat vermelding voorkomt dat andere activiteiten op dit tijdstip worden gepland.
  5. Evenementen in de omgeving, welke van invloed kunnen zijn op eventueel in Grolloo en omstreken te organiseren activiteiten. (B.v. TT-races; jaarmarkten; fiets4daagse etc.)
  6. Tenzij betrokken instelling of vereniging bezwaar maakt tegen publicatie van haar gegevens zullen gegevens worden overgenomen uit de plaatselijke media.
  7. Nationale- of christelijke feestdagen zullen worden vermeld.
• Deel 2.02 Publicatie vindt plaats middels het sportblad van SGO (Grolloo) en de Boerhoorn (Schoonloo). Frequentie van publicatie kan worden bepaald door de volgende zaken:
  1. Maandelijkse publicatie van de komende twee maanden op de laatste mogelijkheid tot publicatie van de maand.
  2. Belangrijke wijzigingen in het activiteitenschema.
  3. Jaarlijks zal een affiche worden gemaakt, waarop die activiteiten worden gemeld, die zowel voor inwoners als toeristen interessant zijn.
  4. Wekelijks wordt de kalender bijgewerkt en via het internet gepubliceerd.
• Deel 2.03 Deelnemende verenigingen en instellingen. (Verder te noemen: deelnemers)
  1. Deelnemers dragen gezamenlijk de kosten van het onderhouden van de kalender.
  2. Deelnemers kunnen te allen tijde inzicht krijgen in de kalender. Dit is mogelijk via internet of een recente geprint exemplaar van de kalender.
  3. Deelnemers krijgen een opgavenformulier toegestuurd. Hierop kan men zaken aangeven welke men gepubliceerd wenst te zien.
  4. Deelnemers kunnen op de internet-kalender een link leggen naar hun website.
• Deel 2.04 Verantwoordelijkheid m.b.t. de kalender.
  1. De werkgroep heeft tot taak de kalender 'up to date' te houden. Wekelijkse aanpassingen zullen indien noodzakelijk plaatsvinden.
  2. De werkgroep dient zorgvuldig om te gaan met de aangeboden informatie uit welke bron dan ook.
  3. Verantwoordelijkheid omtrent de gekozen data ligt bij de betreffende vereniging of instelling. De werkgroep kan een signaal afgeven indien een datum op een ongelukkig tijdstip valt t.o.v. een andere activiteit.

• Deel 3.01 De werkgroep Grolloo Totaal onderhoudt de website www.grolloo.org. Via deze site kan men de meest recente kalender bekijken, maar tevens de websites bekijken van de deelnemers.
  1. Deelnemers krijgen de mogelijkheid om via de grolloo.org-site hun eigen web-site te onderhouden of te laten onderhouden.
  2. De kosten voor het hebben van een site via grolloo.org vallen vooralsnog onder de deelnamekosten aan het project Grolloo Totaal.
  3. Elke deelnemer kan een e-mailadres krijgen onder de naam van de vereniging of instelling. Deze e-mail wordt dan automatisch doorgestuurd naar het e-mailadres van een door de deelnemer aangewezen persoon. Bij wijziging van bestuurssamenstelling blijft het e-mailadres van de deelnemer dus gelijk. (B.v. het e-mailadres van de VDGO is vdgo@grolloo.org en Crescendo is crescendo@grolloo.org, deze mail wordt door gestuurd naar de secretaris van beide verenigingen en is niet in te zien door leden van de werkgroep.)
• Deel 3.02 De werkgroep kan reclame op de site plaatsen. Dit kan uitsluitend na overleg met het bestuur van de VDGO.
  1. De reclame dient te passen bij de site en moet betrekking hebben op bedrijven, instellingen, verenigingen etc., welke een binding hebben met Grolloo en omstreken.
  2. De reclame wordt geplaatst om de financiële lasten veroorzaakt door het onderhouden van de web-site te beperken.
• Deel 3.03 Reclamaties.
  1. Iedere inwoner in het werkingsgebied van de kalender of de op de web-site vermelde verenigingen kan ten aanzien van de inhoud van de web-site reclameren bij het secretariaat van de VDGO.
  2. De VDGO zal de reclamaties beoordelen en indien noodzakelijk hiernaar handelend optreden.

• Deel 4.01 Inventarisatie.
  1. De werkgroep zal op juiste wijze de genoemde middelen, materialen, etc. inventariseren en informatie verstrekken aan de deelnemers omtrent genoemde zaken.
  2. De volgende zaken kunnen tussen deelnemers worden geregeld zonder verdere bemoeienis van de werkgroep:
     1. De uitleen of verhuur aan andere verenigingen of instellingen.
     2. De gevraagde huur en de afdracht ervan.
     3. Het zoekraken of beschadigen van geleende materialen.
     4. De staat van onderhoud van de middelen, de aanwezige kennis, materialen, etc.
  3. De werkgroep beheert geen depot van materialen.

• Deel 5.01 Werkomschrijving
  1. Daar waar deze werkomschrijving aan duidelijkheid te wensen overlaat beslist het bestuur van de VDGO over een eventueel verschil van interpretatie.
  2. Tekortkomingen in deze omschrijving kunnen op de jaarvergadering van de VDGO worden geïnventariseerd, behandeld en zonodig worden verwerkt in genoemde omschrijving.
• Deel 5.02 Werkwijze werkgroep.
  1. De werkwijze kan tijdens de jaarvergadering van de VDGO aan de orde worden gesteld. Vooraankondiging van eventuele opmerkingen is gewenst. Het bestuur van de VDGO heeft hierbij de mogelijkheid ter vergadering adequaat te reageren.