• Agenda Jaarvergadering 2009-2010,19 november 2009
• Verslag Jaarvergadering 2008-2009,19 november 2008
• Jaarverslag seizoen 2007-2008
• Fotoalbum van Het Evenveen
• Gratis schaatsen De Smelt
• Donateursgelden
• Kijk voor foto's in ons fotoalbum!
• Bestuurssamestelling en contactinformatie
• De vereniging

Jaarvergadering seizoen 2008-2009
woensdag 19 november 2008
NOTULEN

• 1. Opening
  1. a) Voorzitter Henk Zeelenberg heet iedereen welkom. Naast het bestuur, met voorzitter Henk Zeelenberg, secretaris Bertus Reinders, penningmeester Jan Schrotenboer en de leden Jan Nijmeijer en Jan Oosterman, is de kascommissie aanwezig, te weten Roelof Kiers en Henk Enting. Namens OBS De Drift zijn Annelies Roozendaal en Katrien Eggens present. Bestuursleden Bas Luinge (mk) en Bert van Esch (zk) waren afwezig. Hendrikus Schrotenboer heeft zich afgemeld.
• 2. Ingekomen stukken en mededelingen
  1. OBS De Drift heeft middels e-mail de ijsvereniging gevraagd om een bijdrage voor het schoolschaatsen. Zie later op de agenda.
• 3. Notulen jaarvergadering 12 december 2007
  1. Deze worden voorgelezen door de secretaris en zonder opmerkingen vastgesteld.
  2. De voorzitter bedankt de secretaris voor de nauwkeurige vastlegging.
• 4. Jaarverslag secretaris over het boekjaar 1 november 2007 - 31 oktober 2008
  1. De secretaris leest het jaarverslag voor.
  2. De vertegenwoordigers van De Drift merken op dat het vermelde bedrag voor het schoolschaatsen niet is ontvangen. We nemen dit op bij punt 9 van de agenda.
  3. De voorzitter bedankt de secretaris voor het verslag.
• 5. Verslag penningmeester over het boekjaar 1 november 2007 - 31 oktober 2008
  1. De penningmeester meldt dat we er financieel goed voorstaan. Hij noemt enkele punten die er uit springen. Een overzicht wordt onder de aanwezigen rondgedeeld.
• 6. Verslag kascommissie
  1. De kascommissie bestond dit jaar uit de heren Roelof Kiers en Henk Enting.
  2. De commissie vraagt de penningmeester decharge te verlenen. Aldus geschied.
  3. De voorzitter bedankt de kascommissie voor het verrichte werk.
  4. De penningmeester zal Roelof Ebbinge. Henk Enting is volgend jaar weer beschikbaar.
• 7. Bestuursverkiezingen:
  
  1. aftredend en herkiesbaar:
     1. Bert van Esch en Jan Nijmeijer
        Er zijn geen tegenkandidaten aangemeld dus de heren kunnen nog weer een periode vooruit.
     2. Bertus bedankt de vergadering voor het vertrouwen dat men in hem stelt.
  2. aftredend niet herkiesbaar:
     1. Bertus Reinders
     2. Het bestuur draagt Christina de Vries voor als kandidaat.
     3. Wederom zijn er geen tegenkandidaten ingediend, hetgeen betekent dat Christina zitting kan nemen in het bestuur van de vereniging. Zij zal de rol van Bertus overnemen.
     4. De voorzitter vermeldt dat zij helaas vanavond niet aanwezig kon zijn.
• 8. Vaststelling contributie seizoen 2008-2009
  1. De tarieven zijn:
     1. € 2,00 voor alleenwonenden
     2. € 4,00 voor samenwonenden en
     3. € 6,00 voor samenwonenden met inwonende schoolgaande kinderen of ouder.
  2. De vergadering besluit dat deze tarieven ongewijzigd zullen blijven.
• 9. Bijdrage Schoolschaatsen
  1. Aangezien wij de laatste jaren een bijdrage leverden van € 150,00, wordt voorgesteld dit bedrag ook dit jaar aan te bieden. Daar ook uit het financiële overzicht blijkt dat het vorig seizoen niet is overgemaakt naar de school, zullen we dit jaar het bedrag eenmalig verdubbelen.
  2. De vertegenwoordigers zeggen hier heel blij mee te zijn en danken het bestuur van de ijsvereniging.
• 10. Situatie ijsbaan tengevolge van de woningbouw
  1. De voorzitter zegt dat er problemen ontstaan nu er woningbouw gepland is op de ijsbaan. De ijsvereniging moet op de bres om het voortbestaan te garanderen.
  2. De secretaris meldt de vergadering dat tijdens een onlangs gehouden raadsvergadering is besloten dat er pas mag worden gebouwd nadat de ijsbaan is verplaatst. Het voortbestaan van de baan is dus verzekerd. Echter is het wel belangrijk dat de ijsvereniging inventariseert waar de baan aan moet voldoen. Gedacht moet worden aan verlichting, gebouw, be- en ontwatering etc. Het is dus van belang e.e.a. goed op papier te zetten en vervolgens met de projectontwikkelaar om tafel te gaan zitten. De VDGO heeft regelmatig contact met de projectontwikkelaar. Gezamenlijke optrekken kan een goede zaak zijn.
  3. Besloten wordt dat Henk contact opneemt met Bertus en de inventarisatie opzet. Vervolgens kan dan een afspraak met Agriforest (Leenman en Burggraef) gemaakt worden.
• 11. Rondvraag
  1. De voorzitter meldt dat afgesproken is dat het bestuur op 29 november de baan in gereedheid zal brengen. Aanvang 9 uur.
  2. Jan Oosterman wil beslist niet de vraag stellen die Henk van hem verwacht.
  3. Op niet te verklaren wijze wordt de voorzitter er aan herinnerd dat Bertus afscheid neemt als bestuurslid. De welbekende fles Berenburg wordt te voorschijn getoverd en de voorzitter bedankt de secretaris voor het vele en accurate werk. De secretaris vindt dit toch wat karig en voegt nog enige woorden toe. In zijn afscheidswoord zegt hij het volgende:
     1. Een einde aan een loopbaan binnen Het Evenveen na 10 jaar bestuurswerk. Ooit begonnen op verzoek van toenmalig bestuurslid Henk Hosteenge. "Ik heb niets met schaatsen dus is dit niets voor mij." Maar ik had wel schoolgaande kinderen en dus…..
     2. Wat mij altijd bij zal blijven zijn de discussies omtrent gemeentelijke wedstrijden, maar vooral de jaren lopende discussie over het wel of niet lid blijven van de KNSB. De KNSB een ijskoude vereniging. Het scheelt het bestuur enorm veel tijd dat men besloten heeft niet meer lid te zijn. Daarnaast scheelt het ook een som geld. Voordeel was het gratis schaatsen, maar dit hebben we opgelost door het geld hiervoor te besteden en het dus zelf te organiseren.
     3. In 2001 was het draaiboek een feit en hebben sindsdien de zaken gestructureerder aan kunnen pakken. We hebben heel wat instructies op papier gezet.
     4. Heel veel hebben we in die jaren aan het gebouwtje gedaan. Hierbij was het jaarlijkse ritueel rond de gaskachel toch wel het meest opvallend.
     5. Jammer is het dat er in mijn periode maar zo weinig gebruik is geweest van de baan. In 2002 hadden we de laatste korte baan wedstrijden en schoolschaatsen in 2003. De laatste jaren gaat het meestal om 2 dagen of minder ijs en dan ook nog van een slechte kwaliteit.
     6. Jammer is het, te moeten melden dat in 2006 het eerste vandalisme op en rond de baan is geconstateerd. Niets wereldlijks is ons vreemd.
     7. Ik vind het fantastisch op te mogen stappen voor de eerste vrouw in het bestuur van Het Evenveen. Een mijlpaal in deze mannenwereld. Grolloo ontdooit, waar het niet eens bevroren is.
     8. Ik bied aan het internetwerk gewoon te blijven uitvoeren. Agenda, verslagen en berichten kunnen gewoon naar mij worden verzonden.
     9. Ik dank collega-bestuursleden dat zij het met mij hebben uitgehouden. Heel veel dank aan de donateurs voor het in mij gestelde vertrouwen. Ik wens Het Evenveen het allerbeste toe. En als er ijs is en er daadwerkelijk wedstrijden worden gehouden, ben ik van de partij. Ik reken erop dat ik dan dat Berenburgje alsnog krijg. Dat Berenburgje die ik nu zoveel jaar gemist heb op de baan.
  4. De voorzitter bedankt Bertus voor deze woorden en daar er verder geen vragen meer zijn, gaat hij over tot het laatste punt.
• 12. Sluiting
  
  1. De voorzitter bedankt iedereen voor de inzet. De borrel komt er aan, gevolgd door borrelpraat. De volgende, aangeboden door de vertrekkende secretaris, gaat er ook goed in. Een avondje jaarvergadering van Het Evenveen zit er op. Gezellig doch zakelijk of rommelig en gelukkig met de nodige humor.

• Donateurs (jong en oud) kunnen hier gratis gebruik van maken.
• Deelnemers dragen handschoenen en mutsen.
• Men zorgt voor eigen vervoer.
• Bestuursleden van Het Evenveen zijn deze middag in de hal van Smelt aanwezig.
• Deze informatie vindt u ook op internet via www.grolloo.org.
• Nog vragen? Neem gerust even contact op!

• Deze verliepen ietwat chaotisch. Of ze werden afgelast of telefonisch afgehandeld. Daar tijdens de laatste bestuursvergadering op 14 april de secretaris liet afweten is hier zelfs geen verslag van gemaakt. Vandaar dat ondergetekende enkele punten verwerkt heeft in dit jaarverslag.
• Wij hebben kou nodig, dat mag duidelijk zijn. Dan is scherpte noodzakelijk. Niet alleen van de ijzers, maar ook van de bestuursleden.
• Besloten is in ieder geval dat een week voorafgaand aan de vergadering een herinnering wordt verzonden aan de bestuursleden.

• Vast ritueel is het winterklaar maken van de kantine en de baan. Ook het weer opruimen na een seizoen behoort hierbij. Het blijkt handig te zijn hieromtrent goede afspraken te maken. Afgelopen seizoen was alleen Jan Nijmeijer aanwezig. Toen een week later iedereen aanwezig was bleken alle werkzaamheden al verricht te zijn.
• Voor het seizoen 2008-2009 is voor het opruimen al een datum geprikt. Dit zal plaatsvinden op 28 februari 2009.
• Jan Nijmeijer heeft in de afgelopen zomer ook de pomp verzorgd.
• " Rond de baan konden we windvangers gebruiken, vandaar dat voor de kerst een oproep wordt gedaan kerstbomen met kluit ter beschikking te stellen. Bij onze man van de groenvoorziening, Jan Oosterman, is dit in goede handen.
• Mocht er een laag ijs op de baan liggen, dan moet er een beslissing tot openstelling komen. Afgesproken is dat de voorzitter het initiatief neemt. Hij belt met de rest van de bestuursleden en met de aanwezigen wordt dan een beslissing genomen.

• Het Evenveen heeft € 100,00 gedoneerd aan de school De Drift ten bate van het schoolschaatsen.
• Bas heeft assistentie verleend. Dit was een succes en er werd direct gesteld dat dit voor herhaling vatbaar was.

• Het gratis schaatsen voor leden op de kunstijsbaan van De Smelt was een succes, +/- 90 donateurs maakten van de mogelijkheid gebruik.
• Het plannen van het gratis schaatsen op een vakantiedag is prima bevallen.
• Wanneer in het seizoen 2008-2009 de winter weer uitblijft, zullen we zeker een paar keer de mogelijkheid bieden om van de ijsbaan in Assen gebruik te maken.

• Jan Nijmeijer en Bertus houden de donateursbestanden bij. Dat wil zeggen, Bertus beheert de lijsten, Jan controleert en gaat met de kaarten rond. De secretaris vindt dit wel een eerlijke verdeling.

• Voorzitter: Bert van Esch
• Secretaresse: Christina de Vries
• Penningemeester: Jan Schrotenboer
• Bestuurslid: Jan Nijmeijer
• Bestuurslid: Jan Oosterman
  
  
  
• Contactpersoon: C.J. de Vries,
• Tel.: 0592-501204
• E-mail: evenveen(at)grolloo.org

DE VERENIGING

Na enkele nachten strenge vorst kunt u genieten van onze natuurijsbaan. Schitterend gelegen aan de rand van het dorp Grolloo (zie: homepage)dorpsplan Grolloo kunt u dan uw baantjes schaatsen. Tijdens activiteiten en op de woensdagmiddagen kunt u voor versnaperingen terrecht in de kantine. De kantine is verwarmd. De noodzakelijke sanitaire voorzieningen zijn aanwezig. 's Avonds is de baan verlicht. Voor een muziekje op de achtergrond wordt gezorgd.